Organizacja pracy w biurze – przydatne akcesoria

5 lutego 2019

archiwizacja dokumentów w biurze

Odpowiednie dbanie o archiwizację dokumentów to kluczowa sprawa, gdy chodzi o organizację pracy w biurze. Dlatego trzeba dbać o odpowiednie uporządkowanie akt. Wciąż duża liczba różnych dokumentów musi być przechowywana w formie papierowej a nie elektronicznej. Pojawia się więc pytanie jakie akcesoria biurowe mogą pomóc w odpowiednim przechowywaniu wydruków różnego rodzaju.

Jak przechowywać dokumenty w biurze?

Dokumentacja firmowa w zależności od rodzaju może być przechowywana nawet do 50 lat. Standard natomiast to 5 lat przechowywania. Akta pracowników są później wykorzystywane np. przez ZUS do ustalania wysokości renty czy emerytury. Dlatego firma koniecznie musi dbać o odpowiednią archiwizację dokumentów rozliczeniowych, pracowniczych albo płatniczych.

Duża liczba dokumentów wymaga przede wszystkim odpowiedniej pracy przy ich segregowaniu czy bezpiecznym przechowywaniu. Akta nie mogą być zniszczone, zalane czy poplamione. Dobrym rozwiązaniem będą klasyczne foliowe koszulki. Przydatne będą także różnorakie teczki, skoroszyty, które można będzie wpiąć do segregatorów, włożyć kolorowe przekładki z podpisami. Dokumentację dobrze będzie układać chronologicznie albo alfabetycznie, co pozwala się w niej rozeznać.

Archiwizacja może stać się łatwiejsza jeśli będzie się dokumenty przechowywać w specjalnie przygotowanych do tego pojemnikach., pudełkach. Zazwyczaj na bokach albo na pokrywce będzie można opisać ich zawartość. W przypadku mniejszej ilości akt sprawdzać się będą również stojaki kartonowe. Nie są one zamykane, więc dostęp do nich jest szybszy i łatwiejszy. Do przechowywania specjalnych dokumentów w większym rozmiarze także tworzy się specjalne pudełka o takich większych rozmiarach.

Porządkowanie firmowych dokumentów

Jak spiąć dokumentację?

W skutecznej archiwizacji dokumentacji przydatne będzie również stosowanie takich rozwiązań jak spirale do bindowania czy skoroszytowe. Zbindowane dokumenty będzie można oprawiać w okładkę przeźroczystą albo skóropodobną, która będzie także stanowić dodatkową formę ochrony przed zanieczyszczeniem czy zniszczeniem. Nie wszystkie dokumenty będzie można dziurawić. Wtedy warto postawić także na specjalne grzbiety zaciskowe. W zależności od rozmiaru będą one mogły mieścić od kilkudziesięciu do nawet 150 arkuszy. Bardziej delikatne dokumenty można także włożyć w foliowe koszulki i umieścić w segregatorze.

Dlaczego warto dbać o odpowiednią archiwizację dokumentów?

Właściwa archiwizacja dokumentów będzie pozwalała uniknąć nerwowych sytuacji i straty czasu. Poukładane i posegregowane akta znacznie łatwiej będą usprawniać funkcjonowanie każdego biura. Poza tym ułatwiają one obieg dokumentów, a tym samym szef nie musi się obawiać, że coś istotnego będzie pominięte. Najlepszym rozwiązaniem będzie inwestowanie w specjalne artykuły biurowe, które będą przeznaczone właśnie do celów archiwizacyjnych. Koszulki, teczki i segregatory są takim rozwiązaniem, które to zadanie będzie ułatwiać.

Dlatego na pewno warto będzie po takie elementy wyposażenia sięgać.