Organizacja dokumentów

Organizacja dokumentów może będzie mało ekscytującym zadaniem w biurze, ale będzie bardzo istotną kwestią. Szczególnie wtedy będzie to ważne, gdy trzeba znaleźć jakiś papierek, który okaże się, że nie wiadomo jak trafił się tam, gdzie byśmy się najmniej go spodziewali. Dlatego właśnie dobra organizacja dokumentów będzie tak ważna.

O dobrej organizacji można mówić wtedy, gdy łatwo znajdziemy potrzebne informacje, bo po to je przechowujemy, łatwo dodać także nowe dokumenty do systemu jaki się opracowało, mamy podział na kategorie i łatwo będziemy mogli przygotować inną osobę do tego, by zamiast nas mogła sprawnie znaleźć dokument.

Jeśli system organizacji dokumentów będzie spełniał takie wymagania to można go określić jako rozwiązania idealne.

Dbając o organizację dokumentów warto mieć takie elementy wyposażenia jak teczki, foldery, kartonowe pudełka do archiwizacji, klipsy do spinania dokumentów, można je również samemu zrobić, etykiety, mazaki czy segregatory kartonowe.

Krok 1: Strategia

Opracowanie pomysłu na porządkowanie dokumentów to podstawa. Warto zastanowić się nad tym jaki rozmiar mają dokumenty czy przechowujemy je w domu czy tylko w biurze, czy mamy otwarte półki, szuflady czy szafki. Przy opracowaniu strategii warto przeglądać dokumenty jakie się posiada i robić sobie notatki. Dzięki temu będzie można wygodnie zadbać potem o odpowiednie nadawanie kategorii dokumentom, które posiadamy. Ustalić trzeba reguły, według których dokumenty będą porządkowane.

Warto zwrócić uwagę między innymi na to przez jak długi okres czasu mają być one przechowywane. Ustalamy nazwy kategorii i to jak dokumenty będą układane. Trzeba kupić również niezbędne do organizacji dokumentów gadżety, dopiero po takim opracowaniu strategii będzie można podjąć działania i będzie wiadomo jak wiele różnych gadżetów w danej sytuacji może się przydać.

Krok 2: Sortowanie

Zapisujemy nazwy kategorii na kartkach i rozkładamy je na podłodze. Dzięki temu będzie można wygodnie dokonać pracy z sortowaniem dokumentów układając je w stosy dopasowane do tych różnych kategorii. Potem dopiero będzie można zająć się pracą związaną z porządkowaniem wszystkich dokumentów.

Krok 3: Porządkowanie

Dokumenty z danej kategorii wkładamy do teczek, oczywiście dzielić je można także na podkategorie jeśli pojawi się taka potrzeba. Podkategorie mogą być wydzielone pod kątem okresu czasu czy nazwy firmy. Najlepiej oczywiście tworzyć je w taki sposób, by wszystko było jak najbardziej praktyczne, by potem można było się w tych dokumentach bez problemu odnaleźć. Kolejna sprawa to opisanie teczek i przyklejenie etykiet. Na koniec teczki wkładamy na półkę albo do szuflady. Można także wykorzystać specjalne pudełka, które również mogą służyć porządkowaniu dokumentów. Możliwości jest sporo i to jak dokumenty po uporządkowaniu będą przechowywane również można dopasować sobie do konkretnych warunków w jakich firma pracuje, tak by potem poszukiwanie dokumentów stawało się łatwiejsze, by łatwiej dało się znaleźć to co będzie potrzebne.